วิธีใช้ ChatGPT สำหรับ Gmail

การรักษาความสดใหม่ท่ามกลางการทำซ้ำเป็นเรื่องที่ท้าทาย แต่บางครั้งก็มีงานที่ต้องทำซ้ำๆ แต่ให้แตกต่างออกไปในแต่ละครั้ง ตัวอย่างเช่น คุณต้องส่งข้อความเตือนทางอีเมลเป็นประจำ แต่ต้องการให้แต่ละฉบับฟังดูสดใหม่ จากนั้นคุณอาจต้องทำอีกครั้ง - แต่เป็นภาษาสเปน นี่คือจุดที่ AI สามารถเข้ามาช่วยเหลือคุณได้

GPT for Gmail เป็นส่วนหนึ่งของชุดเครื่องมือ GPT Workspace ที่เพิ่มความสามารถของ AI ให้กับ Google Sheets, Docs, Slides และ Gmail

GPT for Gmail คืออะไร?

GPT for Gmail เป็นส่วนเสริม Google สำหรับเขียนอีเมลด้วย chat gpt ออกแบบมาเพื่อใช้ AI ในการเขียนอีเมลที่น่าสนใจยิ่งขึ้น ช่วยให้ข้อความของคุณสื่อสารได้ชัดเจนและยังคงความสดใหม่ การใช้งานที่หลากหลายรวมถึงการส่งการสื่อสารจำนวนมากไปยังสมาชิกในทีมและลูกค้า หรือการเขียนอีเมลทางการตลาดและคำเชิญหลายฉบับ

ตัวอย่างเช่น หากคุณรับผิดชอบการสร้างโอกาสทางการขาย (lead generation) สำหรับองค์กรของคุณ งานของคุณคือการหาวิธีใหม่ๆ ที่ตรงเป้าหมายเพื่อโน้มน้าวให้ผู้คนลองใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณ คำสั่ง (prompt) ของคุณอาจบอกว่า “เขียนอีเมลเพื่อแจ้งผู้คนว่าเราเพิ่งเผยแพร่การอัปเดตซอฟต์แวร์บัญชีของเรา และตอนนี้สามารถทำงานร่วมกับ Quickbooks ได้”

จากนั้นบอกให้กำหนดเป้าหมายไปที่ CFO ของบริษัทขนาดกลางในมิดเวสต์ และคุณจะได้เนื้อหาที่มุ่งเป้าไปที่กลุ่มประชากรนั้น

สำหรับใคร?

CMO ที่ต้องการเครื่องมือแคมเปญอีเมลขาเข้าและขาออกเพื่อติดต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและลูกค้าใหม่ที่อาจเกิดขึ้น ครู อาจารย์ มหาวิทยาลัย และสถาบันการศึกษาที่ต้องการส่งข้อคิดเห็นให้กับนักเรียนเมื่อสิ้นสุดสัปดาห์ เดือน หรือภาคการศึกษา หรือพร้อมกับผลสอบและผลการทดสอบ สมาคม องค์กรพัฒนาเอกชน (NGO) และชมรมที่กำลังเสนอตัวหาผู้สมัครใหม่ เพื่อโปรโมตการแข่งขัน การประกาศรับโครงการ หรือเพื่อโต้ตอบกับฐานข้อมูลสมาชิกของพวกเขา ธุรกิจและผู้เชี่ยวชาญทุกประเภทและทุกขนาด ที่มองหาวิธีการติดต่อกับรายชื่ออีเมลผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าแบบเย็น (cold email list) และใครก็ตามที่ต้องส่งเนื้อหาอีเมลไปยังผู้ชมที่กว้างขวางและหลากหลาย

ทำไม GPT for Gmail ถึงสำคัญ?

เขียนอีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพ

จุดประสงค์ทั้งหมดของ AI คือการคิดค้นไอเดียใหม่ๆ ที่คุณอาจไม่เคยนึกถึงเอง AI ทำสิ่งนี้โดยการเข้าถึงเครือข่ายข้อมูลขนาดใหญ่ ค้นหาข้อมูลนั้นเพื่อหาวิธีแก้ไขปัญหาที่คล้ายกับของคุณโดยใช้สิ่งที่เรียกว่าเครือข่ายประสาทเทียม (neural network) จากนั้นจึงนำวิธีแก้ปัญหาที่พบไปประยุกต์ใช้กับตัวอย่างของคุณ

เนื่องจาก AI เข้าถึงตัวอย่างจำนวนมาก มันจึงสามารถจำลองการตอบสนองและการใช้ถ้อยคำที่เหมือนมนุษย์ และสร้างข้อความที่ฟังดูเป็นต้นฉบับเพื่อสื่อสารข้อความของคุณแทนคุณ สิ่งนี้ช่วยเพิ่มโอกาสในการได้รับคำตอบเชิงบวกและสามารถปรับปรุงการสื่อสารโดยรวมกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ลูกค้า และพันธมิตรได้

ประหยัดเวลาและแรงงาน

ด้วยความช่วยเหลือของ GPT การส่งอีเมลกลายเป็นเรื่องง่ายดาย อีเมลสามารถร่างได้ภายในไม่กี่วินาที ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับนักการตลาดทางอีเมล ที่ปริมาณอีเมลที่ส่งมีความสำคัญจริงๆ และเนื่องจากคุณสามารถปรับแต่งการตั้งค่าต่างๆ ได้ คุณจะสามารถสร้างอีเมลที่ปรับแต่งส่วนบุคคลได้อย่างเหมาะสมสำหรับผู้รับอีเมลทุกคนของคุณ ซึ่งหมายถึงโอกาสในการแปลงผล (conversion) ที่สูงขึ้น

อย่างไรก็ตาม ไม่เพียงแต่จะเป็นประโยชน์สำหรับนักการตลาดทางอีเมลเท่านั้น ใครๆ ก็ได้ประโยชน์จาก GPT for Gmail โดยการทำให้กระบวนการอีเมลของคุณเป็นอัตโนมัติ คุณสามารถโฟกัสความสำคัญของคุณไปที่ด้านอื่นๆ ได้

วิธีใช้ GPT for Gmail?

GPT for Gmail ใช้งานยากหรือไม่? ไม่เลย เพียงทำตามสามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้เพื่อเริ่มต้น:

ติดตั้งส่วนเสริม

คุณสามารถติดตั้งGPT for Gmail จาก Google Workspace Marketplace ได้ง่ายๆ โดยคลิกที่ปุ่ม “ติดตั้ง”

ตอบกลับด่วนจากกล่องขาเข้า

ใน Gmail เปิดส่วนเสริมจากเมนูแถบด้านขวา และเลือกตอบอีเมลด่วนโดยตรงจากคำตอบที่แนะนำ 3 รายการ หรือเขียนคำสั่ง (prompt) สำหรับการตอบแบบกำหนดเอง

เขียนอีเมล

เปิดส่วนเสริมจากกล่องเขียนอีเมล (compose box) ให้บริบทสำหรับอีเมลกับผู้ช่วยโดยการเขียนคำสั่ง (prompt) เช่น “เขียนอีเมลเตือนสมาชิกชมรมว่ายน้ำทั้งหมดของเราว่าเวลาทำการของสระว่ายน้ำจะเปลี่ยนในช่วงวันหยุดขอบคุณพระเจ้า (Thanksgiving)” เลือกโทนเสียงที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์ของคุณ

ปรับแต่งคำสั่ง (prompt) ของคุณ

คลิกปุ่ม “เขียนใหม่” (Rewrite) และให้ข้อมูลบริบทเพิ่มเติมกับ GPT for Gmail เพื่อปรับแต่งให้ได้คำตอบที่เหมาะสมที่สุด หรือเพื่อเขียนอีเมลต่างๆ ในหัวข้อเดียวกัน แต่กำหนดเป้าหมายสำหรับกลุ่มที่แตกต่างกัน คุณยังสามารถสร้างฉบับร่างใหม่ขึ้นมาใหม่ ขยายฉบับร่างที่เสนอ หรือย่อให้สั้นลงได้ แทรกคำตอบลงในกล่องเขียนอีเมล (compose box) และส่งอีเมลของคุณ!

GPT Workspace

GPT for Gmail เป็นเพียงส่วนหนึ่งของGPT Workspace คุณสามารถใช้ Workspace เพื่อสร้างเนื้อหา รายการและอาร์เรย์ บล็อก สุนทรพจน์ใน Sheets หรือ Docs และแม้แต่พรีเซนเทชัน (pitch deck) พร้อมรูปภาพใน Google Slides

กรณีการใช้งาน

คุณสามารถใช้ GPT for Gmail ได้หลายวิธี กรณีการใช้งานรวมถึง:

ส่งอีเมลถึงลูกค้า พันธมิตร หรือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณ ไม่ว่าคุณจะเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรขนาดใหญ่หรือกำลังดำเนินธุรกิจสตาร์ทอัพขนาดเล็ก โซลูชันจดหมายข่าวเพื่อส่งจดหมายข่าวเป็นระยะเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ล่าสุด คุณสมบัติใหม่ โปรโมชั่น ส่วนลด ข่าวสาร ตัวชี้วัด การสำรวจความคิดเห็น และการแนะนำพนักงานใหม่ คำอวยพรตามฤดูกาลและวันหยุดในช่วงเวลาต่างๆ เช่น ปีใหม่ วันเกิด วันขอบคุณพระเจ้า ฮาโลวีน และคริสต์มาส เชิญชวนผู้คนเข้าร่วมกิจกรรมทั้งทางวิชาชีพและส่วนตัว เช่น เวิร์กช็อปออนไลน์ (webinar) งานแต่งงาน งานแสดงสินค้า (trade fair) การประชุม และการพบปะสังสรรค์ - และจัดการการตอบรับ การสมัครงาน: สมัครงานหลายตำแหน่งพร้อมกัน พร้อมจดหมายสมัครงาน (cover letter) ที่กำหนดเป้าหมายไปยังตลาดหรือภาคส่วนเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับบทบาทนั้น เขียนอีเมลขอบคุณหลายฉบับที่ปรับแต่งส่วนบุคคลให้กับผู้สรรหาบุคลากร (HR recruiter) ผู้สนับสนุนการระดมทุนจากมวลชน (crowdfunding supporter) ผู้โหวตสนับสนุนบน Product Hunt นักลงทุนธุรกิจ (business angel) หรือเพื่อนและสมาชิกในครอบครัว ดำเนินแคมเปญอีเมลเย็น (cold email) หรือแคมเปญติดตามผลที่มีประสิทธิภาพเพื่อขับเคลื่อนและสร้างโอกาสทางการขาย (lead) ใหม่ๆ สำหรับพนักงานฝ่ายขายของคุณ จัดการแคมเปญประชาสัมพันธ์ (PR) โดยติดต่อนักข่าวหรือผู้มีอิทธิพล (influencer) ด้วยข้อความที่กำหนดเป้าหมาย

สรุป

ช่วงนี้มีการพูดถึงและสร้างความหวาดกลัวเกี่ยวกับ AI มากมาย โดยมีบุคคลสำคัญในอุตสาหกรรมอย่าง Elon Musk และ Martha Lane Fox ได้แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับข้อดีข้อเสีย การใช้งานและความสามารถของมัน GPT for Gmail เป็นกรณีหนึ่งที่ AI สามารถนำมาใช้เพื่อปรับปรุงการส่งข้อความทางอีเมลของคุณและช่วยให้คุณทำงานได้อย่างชาญฉลาดและรวดเร็วยิ่งขึ้น เพียงจำไว้ว่าให้ใช้มันในทางที่ดี ไม่ใช่ทางร้าย เพราะด้วยพลังอันยิ่งใหญ่ของ AI นั้นมาพร้อมกับความรับผิดชอบที่ใหญ่หลวง

พร้อมเริ่มต้นแล้วหรือยัง? ติดตั้ง GPT for Gmail จาก Google Workspace Marketplace ฟรี และเริ่มเขียนอีเมลที่ดีขึ้นได้ตั้งแต่วันนี้